Instituto Pedagógico de Barquisimeto
Dr. “Luis Beltrán Prieto Figueroa”
Alumno:
Francisco Azuaje
C.I 20.388.459
Sección: 5MI01
Estructura de análisis de oficio
Se conoce como un documento con el objetivo de transmitir o comunicar: memorandos, consultas, informes entre otros. Para la realización de este documento se debe llevar una serie de pasos y normas.
Como parte de sus normas debe llevar cierta estructura:
Membrete
Como toda organización debe tener un membrete se le debe colocar al oficio.
Lugar y fecha
Se coloca el lugar de donde se envía y la fecha completa con su día, mes y año.
Numeración
En esta parte se coloca la palabra OFICIO en mayúsculas, luego la fecha de expedición y por último las siglas de la empresa en mayúsculas y separadas con una línea oblicua.
Nombre y dirección del destinatario
Como todo documento oficial es requisito indispensable nombre del destinatario, esta es la parte del documento donde se coloca el nombre completo, el cargo y lugar de la persona a donde va dirigido.
Asunto
En esta sección se escribe ASUNTO en mayúscula seguido de dos puntos, luego en forma resumida y con claridad el mensaje que se le quiere transmitir al destinatario.
Referencia
La REFERENCIA se escribe en mayúsculas y esta parte se escribe solo cuando es un documento en forma de respuesta, ya que se le necesita agregar la numeración del documento anterior el cual se le quiere dar respuesta.
Cuerpo texto
Es la parte más importante del oficio porque aquí es donde va plasmado el mensaje que se dará a conocer de forma clara y precisa. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto tales como: “Tengo el honor de dirigirme”, “Es muy grato comunicarle”, sin embargo en la actualidad se entra de manera directa al asunto.
Despedida
En la despedida se debe mostrar amabilidad y cortesía. También usan expresiones como: “Lo que comunico a usted para su conocimiento”, “Lo que comunico a usted para los fines a que haya lugar”.
Firma y posfirma
Firma se escribirá a mano y la posfirma se le coloca el nombre, apellido y cargo de la persona que está firmando y a su vez su sello respectivo.
Iníciales
Se escriben las iníciales en mayúsculas de el remitente y seguidamente las iníciales en minúsculas del que lo elabora o mecanografía.
Anexos
Aquí se indica los documentos que se añaden al oficio: Revistas, catálogos, tarjetas entre otros.
Distribución
Se usa generalmente en oficios múltiples porque son mencionadas muchas personas a quienes va dirigido el oficio.
Estructura de análisis de ocupacional
Se conoce como un diagnostico de la situación actual y futura referente a organigramas y estructuras organizativas, define puestos de trabajo para el diagnostico de necesidades formativas.
En general los análisis de los puestos de trabajos se interesa saber:
Tareas que realiza el trabajador
Actividades de orden físico e intelectual
Forma en que lo realiza
Método de trabajo, maquinas, instrumentos, materiales y equipos utilizados por el trabajador
Debe preguntarse el por qué lo hace
El saber de ¿Por que realiza ese cometido?, ¿Cuál es su objetivo? Entre otras.
Analizar cada puesto de trabajo y al mismo tiempo conocer las dificultades que se le pueden presentar al realizar cualquier objetivo
Tener responsabilidades, control ejercido sobre el puesto de trabajo, esfuerzo mental, esfuerzo físico, conocimientos profesionales teóricos y prácticos, requisitos físicos y aptitudinales.
